Collaborateurs : préparez votre entretien annuel d’évaluation

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Chaque année, on remet cela ! L’entretien annuel d’évaluation.

Qu’il soit source d’angoisse, d’espoir, de désespoir ou de résignation, il n’en reste pas moins LE rendez-vous de l’année avec votre supérieur hiérarchique. C’est l’occasion de faire le point sur vos réalisations de l’année et surtout de préparer l’année à venir.

Un entretien annuel réussi est un entretien duquel les deux parties sortent grandies, avec des échanges ayant été constructifs.

Alors pour que cet entretien soit efficace et productif, voici quelques conseils simples et pragmatiques pour le préparer au mieux.

Quels sont les enjeux de l’entretien annuel ?

Lors de cet entretien, votre manager attend que vous fassiez un bilan objectif de votre année de travail. Mais au-delà de ce bilan, qu’il soit positif ou négatif, ce que le manager attend de vous, c’est que vous ayez réalisé une analyse construite de vos réussites et de vos « moins bien ». Il pourra ainsi mesurer à quel point vous avez conscience de vos leviers de réussite et de la meilleure façon de les employer à l’avenir, tout autant que des enseignements que vous aurez pu tirer de situations plus complexes.

Vous montrerez ainsi que vous avez la capacité de prendre de la hauteur sur une situation, y compris quand si vous êtes personnellement impliqué.

En tant que collaborateur, vous pouvez vous fixer vos propres objectifs pour cet entretien. Posez-vous des questions comme : A quoi verrais-je que mon entretien est réussi ? Mon entretien sera réussi si … ?

Comment se déroule l’entretien annuel ?

L’entretien annuel se déroule selon une trame définie à l’avance, à laquelle vous devez avoir accès. Si tel n’est pas le cas, demandez là. Ainsi, vous saurez les points qui seront abordés et pourrez donc les préparer au mieux. D’une façon générale, les échanges portent sur :

  • L’évaluation des objectifs de l’année, ce qui sera d’autant plus aisé pour chacune des parties si ceux-ci été bien fixés (cf point « Comment bien fixer des objectifs ? »). Ce point demande à être préparé minutieusement. Appuyez vous sur des exemples concrets, des chiffres, des données factuelles autant que vous le pouvez. Les faits sont inattaquables, votre opinion n’appartient qu’à vous et est de ce fait discutable.

Si un objectif n’a pas été atteint, faites une analyse des causes pour expliquer à votre supérieur les raisons qui ont conduit à ce constat. Soyez, là encore, le plus factuel possible. Inutile de remettre la faute sur un tiers, ce sera à tous les coups un argument qui se retournera contre vous !

  • La tenue du poste occupé, dont les principales missions sont généralement formalisées dans des fiches métier ou des fiches de poste. Même si vous occupez un poste depuis plusieurs années, la préparation de l’entretien annuel est l’occasion de se remettre les attendus de base de l’entreprise en tête. Et peut-être découvrirez vous que le métier de référence qui vous est assigné n’est plus en phase avec vos missions actuelles, qui ont doucement mais surement évoluées dans le temps.
  • Les missions à caractère exceptionnel qui ont pu être réalisées, c’est-à-dire toutes les actions que vous avez pu mener sans qu’elles ne correspondent à vos missions décrites dans la fiche de poste. Soyez exhaustifs et n’ayez pas de craintes à vous mettre en avant, ce sont sur ces missions annexes que votre manager pourra entrevoir votre motivation, votre capacité à être force de proposition, votre adaptabilité. Bref, votre potentiel pour la société.
  • L’ambiance de travail et votre place dans l’équipe. Ce point n’est pas nécessairement abordé mais nombre de managers prennent le temps de questionner leurs collaborateurs sur leur ressenti dans l’équipe. Ainsi, ils pourront avoir une vue d’ensemble, avoir la température des relations et des luttes qui peuvent se jouer au sein de leur équipe. Il est nécessaire d’être prêt à répondre à cette question si elle arrive, surtout s’il existe des tensions ou des conflits, et que vous êtes émotionnellement impliqué. Lors de l’entretien, il est essentiel de garder la posture adéquate pour favoriser le dialogue et donc de ne pas se laisser submerger par ses émotions. Et c’est tout un art !
  • Le bilan de vos formations effectuées, ce qu’elles vous ont apportées et ce qu’elles ont apportées à l’entreprise. Là non plus, il ne s’agit pas de préparer une simple liste. L’idée est de montrer, le cas échéant, ce que vous avez pu tirer de ces formations pour vos missions. Il ne faut pas oublier que les formations que l’entreprise vous finance traduisent son investissement sur vous. De ce fait, toute valeur ajoutée d’une formation à votre travail se valorise. L’entreprise verra d’un bon œil vos nouvelles demandes de formation quand elles arriveront et sera plus encline à les accepter et/ou financer.
  • Vos demandes de formations à court et moyen terme, qui se préparent sous le même angle de vue que le bilan des formations effectuées. Il s’agit de montrer précisément à votre responsable hiérarchique en quoi cette formation va vous permettre de progresser dans votre poste, vos missions, votre productivité, …
  • La détermination de vos objectifs pour l’année à venir. Outre les méthodes de fixation d’objectifs, dont celle présentée ci-dessous, soyez pro-actif et force de proposition. Sur quoi avez-vous envie d’être évalué au cours de l’année à venir ? Quel(s) nouveau(x) challenge(s) avez-vous envie de relever ? Sur quoi avez-vous envie de faire vos preuves ? Votre manager appréciera que vous fassiez des propositions, claires et précises, et cela, même s’il les refuse.
  • Un espace de commentaire libre vous est souvent proposé. C’est l’occasion de vous exprimer, sur l’année passée, sur l’avenir et sur tout autre point que vous souhaiteriez aborder.

Et la question de l’augmentation ?

Il n’y a pas de vérité sur ce point mais il convient de se fier à la culture d’entreprise. Est-ce que la question des augmentations est traditionnellement traitée lors de ces entretiens ? Qui doit être à l’initiative de cette discussion ? Est-ce qu’il est préférable de construire une argumentation solide tout au long de l’entretien et que l’augmentation soit en filigrane, implicite ?

Dans tous les cas, votre demande doit être raisonnable et argumentée. N’oubliez pas qu’une augmentation significative traduit un changement dans votre poste : de nouvelles missions, de nouvelles responsabilités, …. Difficile de demander un important pourcentage sans cela.

Il est également important de rappeler qu’une augmentation n’est pas un du. Elle n’intervient pas parce que vous êtes depuis x années dans une société (les conventions collectives, accords de branches et autre code du travail sont là pour reconnaitre cela), et encore moins parce que M. X a progressé plus vite que vous sur cette question. Non, une augmentation vient reconnaitre un effort particulier demandé à un salarié, une progression de celui-ci dans ses missions, ….

Quelle posture adopter pendant l’entretien annuel ?

Soyez assuré que votre manager vous connait et qu’il n’est nul besoin de lui rappeler ô combien vous êtes formidable ou meilleur que vos collègues. Encore une fois, les échanges doivent être constructifs pour les deux parties. Rappelez-vous que votre manager attend de la hauteur de vue et de la capacité d’analyse. La préparation sérieuse de votre entretien vous y aidera.

Ensuite, sur la question comportementale, il est fortement recommandé de ne pas se laisser déborder par ses émotions. En effet, quand on parle sous le coup de l’émotion, il est bien rare que le message passe comme on le souhaiterait. De plus, cela peut conduire l’interlocuteur à entrer aussi dans une émotion négative, comme la colère, et l’entretien serait alors terminé. Le but étant de trouver des solutions communes, c’est le moment de puiser dans vos ressources d’assertivité : soyez factuel, analysez et faites part des émotions que cela fait naitre en vous et les conséquences que cela a et essayez de trouver une solution commune.

Comment bien fixer des objectifs ?

La méthode la plus classique pour fixer des objectifs est la méthode SMART, à savoir qu’il faut que l’objectif soit :

  • Spécifique : simple et précis, personnalisé selon la personne en charge de le réaliser
  • Mesurable : pouvoir juger de son atteinte de façon objective, avec un indicateur défini
  • Atteignable : suffisamment de challenge, mais pas trop pour ne pas que la personne finisse par être démotivée et jeter l’éponge
  • Réalisable : ambitieux mais pas inaccessible
  • Temporellement défini : planifié dans le temps

Cela est la base, à laquelle doivent être ajoutés d’autres paramètres comme :

  • Le contexte : cet aspect prend tout son sens avec la crise actuelle
  • La formulation par l’affirmative : le cerveau n’analyse pas la négation et prend en charge beaucoup plus facilement l’affirmation. Par exemple, les chances de réussites pour arrêter de fumer seront plus importantes si l’objectif n’est pas « je veux arrêter de fumer » mais « je veux une vie plus saine » ou « je ne veux plus que ma famille soit incommodée par cette odeur ou cette dépense financière ». Si cette gymnastique est compliquée pour vous, passez de « je ne veux plus » à « que voudrais-je à la place ? ».
  • La mise en œuvre : un bon objectif ne doit pouvoir être mis en œuvre que pour et par soi. Ai-je une totale responsabilité dans l’atteinte de cet objectif ? De qui dépend la réalisation de cet objectif ?
  • Les conséquences sur soi : quel sera l’impact de la réalisation de cet objectif sur moi ? sur mes acquis ? sur mes compétences ?…

Vous voilà désormais armés pour votre entretien annuel : une bonne préparation et un dialogue équilibré avec votre manager.

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